14 de julio de 20266 min de lectura
Casi todos los hallazgos que hemos visto en bitácoras de generación no vienen de mala fe ni de desconocimiento. Vienen de que alguien la llenó de memoria el viernes antes de la visita. Y se nota: la letra es la misma en seis meses de registros, las cantidades son redondas y no cuadran con los manifiestos.
La buena noticia es que llevarla bien cuesta menos trabajo que arreglarla después. Lo que sigue es el método más simple que funciona.
Registre en el momento en que sale del proceso
El residuo se anota cuando se genera, no cuando se recolecta. Son dos momentos distintos y esa confusión es la que después no deja cuadrar nada. Si su almacén temporal recibe cuatro tambos el martes, esos cuatro tambos se anotan el martes, aunque el camión pase hasta el día 30.
Lo práctico es dejar la bitácora física en el almacén temporal, no en la oficina de ambiental. Quien entrega el residuo firma ahí mismo. Si la bitácora vive en un escritorio a doscientos metros, nadie va a caminar hasta allá con un tambo en la mano.
Los seis datos que no pueden faltar
- Fecha de generación o de ingreso al almacén temporal.
- Nombre del residuo y su clasificación CRETIB.
- Cantidad, con la unidad que usará después en el manifiesto (si el manifiesto va en kilos, la bitácora va en kilos).
- Área o proceso que lo generó.
- Nombre de quien lo entrega al almacén.
- Fecha y folio de la salida, cuando el residuo se retira.
Concilie una vez al mes, no una vez al año
Cierre de mes: sume lo generado, reste lo retirado y compare el resultado con lo que físicamente hay en el almacén temporal. Si los tres números coinciden, firme y siga. Si no coinciden, todavía se acuerda de por qué.
Un mes de diferencia se investiga en veinte minutos. Once meses de diferencia no se investigan: se inventan, y eso ya es otro problema.
Guarde el manifiesto junto al registro, no aparte
El manifiesto de entrega-transporte-recepción es lo que acredita la salida. Archivarlo en una carpeta distinta a la bitácora obliga a cruzar dos fuentes durante la auditoría, y ahí es donde aparecen los huecos. Anote el folio del manifiesto en el renglón de salida de la bitácora y el cruce queda hecho de una vez.
Conserve los manifiestos por al menos cinco años. Es el plazo que le van a pedir y es el que casi nadie tiene completo.
La prueba de los tres minutos
Una vez al trimestre, pídale a alguien de su equipo que elija un renglón al azar de la bitácora y le pida a usted el manifiesto correspondiente. Si lo encuentra en menos de tres minutos, su expediente está sano. Si tarda más, tiene tiempo de arreglarlo antes de que se lo pida alguien de fuera.
En Grupo TESA entregamos el manifiesto firmado en el momento de cada retiro, precisamente para que ese cruce no dependa de que alguien lo mande por correo después.
¿Le quedó una duda de su caso concreto?
Mándenos la corriente que genera su planta y le decimos en el día si entra en nuestras autorizaciones y cómo se retira.